Для участия в мероприятии в качестве экспонента необходимо предоставить следующие окументы:
- Письмо на ввоз-вывоз оборудования (экспонатов)
- Письмо на выдачу пропусков для сотрудников фирмы-экспонента на период монтажа и демонтажа Вашего выставочного стенда
- Доверенность на представителя компании
Письмо на ввоз-вывоз оборудования (экспонатов) должно содержать полный перечень ввозимого на территорию Выставочного комплекса оборудования и материалов. Экспонаты, а также теле-видео-аппаратура должны быть перечислены с указанием марки и типа; ввозимые хозяйственные предметы и рекламную литературу следует также включить в список. Если сотрудники часть оборудования и материалов приносят с собой (на руках), то его также необходимо указать в письме, во избежание проблем с вывозом оборудования после окончания выставки, так как в этом случае Вы не сможете доказать, почему было ввезено (условно) 5 единиц, а вывозят 25.
В письме на выдачу пропусков для сотрудников фирмы-экспонента на период монтажа и демонтажа выставочного стенда нужно указать список сотрудников с их паспортными данными (для иногородних необходимо предоставить копию регистрации проживания в г. Москве) и ответственного за технику безопасности с № телефона.
Доверенность на представителя компании служит для получения монтажных пропусков. Должна содержать, в обязательном порядке, оригинал печати компании и подписи уполномоченного лица.
Заполненные документы привозятся в дирекцию выставки человеком, на имя которого подписана доверенность. Время оформления документов согласовывается заранее с организаторами выставки (как правило, за несколько дней до начала монтажа), чтобы в дальнейшем избежать проблем, связанных с нехваткой монтажных пропусков и т.д.
